医院经济合同履行环节的管理与控制探析

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医院经济合同履行环节的管理与控制探析

      

      目前医院往往重视控制合同签订环节的风险，缺乏对履行环节的跟踪管理，不能及时识别经济合同履行环节存在的相关风险。对此，本文以某医院为例，提出加强医院经济合同履行环节管理和控制的建议：不相容岗位相互分离；建立合同履行与付款的联系，完善合同执行监督机制；加强合同付款与合同关联的稽核；建立资产与经济合同的关联；定期报告经济合同履行情况，将合同执行情况纳入绩效考核评价，进而维护医院经济利益。

      公立医院作为市场经济主体之一，对外签署的经济合同数量及种类不断增加，涵盖物资采购、工程项目建设、后勤服务、广告宣传、信息化建设等领域，经济合同的签订和履行已成为公立医院运营管理的重要组成部分，直接关系到医院经济利益。目前，医院往往重视控制经济合同签订环节的风险，较少关注合同履行环节的风险，合同后续管理不够到位。然而绝大多数合同风险发生在履行环节，因此加强对合同履行环节的管理，防范合同履行环节存在的风险，避免医院经济损失，是目前医院加强经济管理的重要手段之一。本文以A医院为例，通过梳理在传统合同管理模式下经济合同履行环节存在的风险，提出加强医院经济合同履行环节管理与控制的建议。

      一、传统合同管理模式下医院经济合同履行环节的风险

      传统合同管理模式下，A医院业务部门签订合同后，将一份纸质合同送财务部门作为款项结算的依据之一，合同管理员将合同名称、对方单位、签订部门、付款时间、金额及付款条件录入财务核算软件的合同管理模块，形成唯一的合同编号；业务部门执行合同后持付款发票到财务部门，核对付款金额、时间后，在发票上标注合同编号，交出纳付款，记账人员在会计凭证中选择相应的合同编号，建立会计核算与经济合同之间的关联。对此，A医院经济合同履行环节面临如下风险。

      一是合同信息录入人员与付款审核人员为同一人，不相容岗位未相互分离，存在重复付款或超合同金额付款的风险。如核算人员在记账凭证中遗漏关联合同，使某笔款项实际已经支付，而合同管理模块中显示仍未付款，极易给医院造成经济损失。

      二是合同执行与付款缺乏关联，执行和验收缺乏有效监督，合同执行中对相关的文件、进度报告等缺乏统一管理，存在未完全履行合同、未经批准擅自变更合同履约内容或合同变更程序不规范的风险。由于信息不对称，只有医院业务部门掌握合同履约情况，财务部门付款时仅审核业务部门申请支付金额与合同约定的付款时间、付款金额是否相符，未考察合同实际履约情况，未建立合同履行的监督机制，使合同履行与付款脱节，增大了财务部门付款风险。如某份家具采购合同约定交付“三人沙发”，在实际执行合同时，供应商不能按约定的期限交货，业务部门未经审批程序擅自变更合同履约内容，验收部门未比对合同内容，按供应商交收的“四人沙发”验收，“四人沙发”单价高于“三人沙发”，实际验收数量少于合同约定数量，总金额未超出合同金额，财务部门办理付款。

      三是经济合同与形成的资产相互分离，难以追溯。这种情况尤其体现在设备维修方面，医院科室申请维修设备时，质保期内的设备应由供应商负责维修，由于没有部门检查设备是否在质保期内，相关系统也不支持设备质保期的快速查询，进而另组织维修，增加了医院运营成本。

      四是医院往往重视对支出经济合同的管理，对合同付款审核严格，而忽略对收款合同的管理。业务部门不及时催收款项，甚至合同签订后无人关注是否收取款项，导致款项到期未收或应收未收，给医院造成经济损失。

      五是缺乏对经济合同执行情况，包括经济合同是否按约定的时间、质量完成情况进行考核，出现“僵尸”合同，甚至合同执行缓慢或停滞，成为无人管理状态，造成医院资源浪费。

      二、A医院经济合同履行环节的管理与控制

      1、不相容岗位相互分离

      为加强经济合同履行环节管理与控制，医院财务部门将合同管理岗位分为合同录入岗和合同审核岗，分别由不同人员负责。合同录入岗将合同信息录入到相应的合同管理模块中；由合同审核岗对照经济合同审核相符后生效，确保录入系统的合同信息准确，并可以在“合同原件”菜单中查看合同全文（见图1）

      2、建立合同履行与付款的联系，完善合同执行监督机制

      以履行货物类合同为例，业务部门申请支付经济合同款项时，需验收部门在“医院经济合同管理模块结构”的“合同履行”菜单中，按照上半页的合同履行要求，清点实物办理验收入库，在下半页中选择是否按合同约定履约，并上传验收证明材料，经验收部门负责人审批。财务部门合同审核员核对验收人上传的验收证明材料，确定与合同约定相符后付款，以此保证合同、实物、入库的一致。审计部门对经济合同执行情况进行监督，定期或不定期抽查合同履约情况。这些措施建立了合同履行与付款的联系，明晰了各部门在合同执行中的职责，将经济业务执行控制在合同约定范围内，完善了合同执行的相互监督机制，改进了财务部门原先付款仅审核支付金额、未审核合同履约的情况，有效降低了付款风险，维护了医院的经济利益。

      3、加强合同付款与合同关联的稽核

      升级的合同管理模块增加了合同稽核功能。合同审核员在收到付款发票后，在对应合同编号下的“合同付款”菜单中录入付款信息，并在发票上标注合同编号；会计核算人员在记账凭证中选择相应的合同编号，将付款信息关联到“合同付款”菜单中。月末，信息系统在每一合同编号下对合同审核员录入的付款信息与会计核算人员记账凭证中关联的付款信息进行稽核，如有不一致情况，按合同编号生成差异表，由合同审核员追查差异原因，差异表由记账人员和审核人员共同签字。这样，既能保证不遗漏付款凭证关联相应的合同，确保会计核算凭证与合同关联的准确性，又能有效防范重复付款或超合同金额付款的风险。

      4、建立资产与经济合同的关联

      医院在履行资产购置类经济合同时，在财务软件的固定资产卡片中增加录入资产验收时间、购置资产合同编号。查看资产卡片时，点击合同编号就能调出相应的合同信息，快速查看资产的质保期、质保条款等。科室申请设备维修时，需在“设备维修申请表”上填报资产编号、资产名称、故障事项等。设备科收到申请后派员现场核实资产情况，并通过资产编号查询资产卡片中的相关信息，填报资产的合同编号、验收时间、质保时间、是否在质保期内、是否符合质保条件，最后确定是供应商负责维修还是医院组织维修。财务部门在支付设备维修费时，由合同审核员核实“设备维修申请表”的内容，审核相符方可付款。最后，凭证录入人员在记账凭证中选择相应的合同编号中“质保条款”菜单，将资产维修与资产合同关联，以有效履行合同质保条款，依法合理要求供应商承担质保期内应尽的维修义务，切实维护医院经济利益。

       5、定期报告经济合同履行情况，将合同执行情况纳入绩效考核

      为促进医院各部门认真履行合同管理职责，财务部门每月从合同管理模块中导出各业务部门承办的合同明细，包括合同编号、合同名称、对方单位、合同金额、已支付（收取）金额、付款（收款）日期及付款条件等信息，反馈给各业务部门核对并说明情况，形成经济合同履行月报向医院决策层汇报。同时，将经济合同执行情况纳入各业务部门的绩效考核，并定期报告，增加沟通，既能方便各部门充分了解经济合同履约情况，也能督促各业务部门及时执行合同、催收应收款项，降低到期款项未收风险，维护医院经济利益。

      A医院通过升级合同管理模块功能和强化对经济合同履行的监控，一是建立了合同履行相互监督机制，加强了财务部门对合同执行的监控，切实做到按合同履行情况结算款项；二是加强了合同付款与合同关联的稽核，有效防范了重复付款或超合同金额付款的风险；三是将资产与合同关联，有效履行合同质保条款，降低了设备维修成本；四是督促业务部门及时执行合同，及时催收应收款项，防范经济损失，维护了医院经济利益。

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文章转载自医管新世界微信公众号

护理之声编辑部

2020年9月30日