PDCA闭环与会务工作

zhouhaifa

PDCA闭环与会务工作

PDCA（Plan-Do-Check-Action）是一个质量管理概念,意即策划——实施——检查——改进，目前已成为管理学中一个重要模型。有管理学者在此基础上提炼出了流程管理PDCA闭环，指出科学的流程管理可以按照流程规划（P）→流程执行（D）→流程检查（C）→流程优化（A）的模型来展开。会务工作涉及面广、环节众多、程序复杂，容易出现纰漏，借鉴PDCA闭环理念对会务流程进行梳理和规范，有利于减少失误，提升会务工作效率。



Ｐ
规划（P）

这个环节主要是指会议召开前对会务工作的筹划过程，即制定详细周密的计划和方案，包括实现途径、预期目标、达到效果，以及对规划内容的梳理。每个环节的周密设计、合理安排和有效执行，将直接决定会议的质量和效率。

计划中应具体确定会务分工、会场布置、设备调试、会议资料准备、会议用品准备、会场秩序维持和与会人员签到等工作内容。由谁来做、怎么做、什么时候做、做到什么程度等问题，都需要一一细化，并按照逻辑顺序详细描述。在筹划中要结合以往的会务经验，对现有流程进行优化修正，使会务计划更科学完善。

例如，在筹备一次地税系统工作会议时，我们把办会流程和往年作了一个列表式的比较，在逐一对照检查中，我们在告知会议座位表环节梳理出了三个方案的优劣：一是会场前张贴座位表（花钱少，但容易让参会人员堵在会场外）；二是在微信平台发布会议座位号（不花钱，但不是每个人都用微信）；三是通过短信系统告知参会人员具体座位（效果好，但工作量大且易出错）。考虑到流程梳理的目的就是尽可能简化，我们最终选择了第二个方案，对没有微信的参会人员，配合采用第一方案。
D
执行（D）

这个环节要求按照确定好的计划和方案，使整个会务流程被准确、严格地执行下去，并灵活应对和处理会议中出现的意外事件。在会前，还要对布置的工作逐一进行梳理，未完成的要及时跟进，以此来消除方案实施过程中的偏差。

例如，某次会议有签订责任状的议程。流程安排A负责把两类责任状按一式三份分好。会前B临时有事找A帮忙，A便把分责任状的任务转交给C。回来后，由于A还兼顾统筹前台引导工作，认为分责任状的事情已有C在负责了，就没有关注落实情况。而C以为责任状已由A分好，签订时直接拿出去就行了。好在会前会务组对各环节执行情况进行审查时发现了这一疏漏，及时进行了修正。
C
检查（C）

这个环节简而言之，就是在会议结束后对此次会务工作进行检查和总结，包括对经验的总结、对问题的分析、对改进措施的探讨，以及对会议资料的归档，以形成尽可能完善的资料汇编，便于今后查询。

这是一个发现问题、解决问题和积累经验的环节。对于一些经常召开的会议，这个环节尤为重要。会后，应及时评估预期的会务目标是否达到，如果没有达到，则要分析原因，并制定出短期纠正措施和长期预防机制，以防止类似事件重复发生。如此坚持下来，会议的成效、会务工作人员的执行力会有明显提高。

例如，在一次表彰大会后，对照会务方案和实际流程进行检查，发现颁奖环节不够顺畅。先进代表上台领奖时，接受奖状后转身的方向、拿着奖状合影时奖状的摆放位置、每组代表在主席台停留合影的时间，以及领奖后退下主席台的方向等具体细节，由于会前没有进行统一，因此颁奖时主席台上出现了不协调的情况。这提醒在以后的类似会议中，这一环节需要多加注意并进行详细设计。
A
优化（A）

这个环节是对会务工作的流程进行改进和完善，把经验和教训变成制度性的东西固化下来，使会务工作愈加精简与高效。对会务工作进行优化，要求每次会议结束之后都要及时进行总结，在必要的时候对已有的工作流程、工作规则和服务指南等进行修订增补，使之更加科学、规范。

例如，某次年度会议结束后，我们安排专人就会务质量分别征集领导、与会代表和办会人员的意见和建议。有同事反映在会议进行中某个环节临时急需人手帮忙，但不方便打电话，建议引入某软件手机客户端，通过共享协作的方式，标注每一环节完成进度，发出求助需求，让承办者随时掌握会务工作的进程。建议采纳后，这个软件得到利用，给以后的会务工作提供了很好帮助。

很多时候，我们在会务工作中往往更关注规划（P）和实施（D），容易忽视检查（C）和优化（A）。如果对后两个环节给予充分重视，形成一个完整的PDCA闭环，办会效率就会得到有效提升。


（文章摘自《秘书工作》杂志2016年第2期。原题目：《用PDCA闭环理念提升会务工作效率》；作者：庞麒铭）