有了文件管理办法，如何进行有效的文件管理（五）

Mandy_li

“知识管理”重要度提升到日常必需的工作

        为了做好文件管理，如果只从文件的角度来看，对医院的帮助有限，为何？医师王勉是一位刚进入医院的住院医生，学习态度很积极，经常利用休息时间，认真看诊疗指南，但是发现指南是5年前的版本，问其他人，都说有新版本，但是没有人确认那一版是最新的；再看另一案例，李院长想要知道前一星期的某项目会议记录中有二件事交办的工作，究竟执行的如何？但是一时联络不到人，也看不到执行的回复报告；同样，质控办公室经常到月底催各科室提交自查报告，却又经常找不到提交的报告。

       以上的情况，如果只是做到文件储存管理，将无法满足每一位对文件与知识的需要；文件储存是静态的，知识利用是活的。所以，要能提升到知识管理的层面，需要将这些文件的管理加入一个知识管理平台，针对文件进行知识管理的要素，如文件的版本与修改记录自动管理；每一文件如同知识，可以进行交流互动，也兼具回报的功效；提交的文件可以多个面向关联，解决对不同单位的需求；针对不同需求的角色或族群，可以透过有效的权限管理，分享与学习，提高群体的投入与贡献。这样，才有可能达到他们的需求。            

       另一方面，医院的医疗人员，虽然都在学校学习医学或护理，但是进了医院，还是需要有一段的临床实习；一面有资深导师指导，一面对医院的制度规范、专业指南、技术手册、及医德医风的学习与实践，逐渐积累医疗经验与技能，以及熟悉做好符合医疗工作质量的要求。

如果将这些制度规范、诊疗指南等文件视同医院宝贵的知识资产，规定专人负责管理，要求定期更新保管，并列入工作考核，相信，这些宝贵的知识资产的维护将被非常重视，因此取得大家的信任与关注；一旦有更新，在医院内，不仅医疗人员主动投入学习，获取珍贵的最新知识，有助提升诊疗上的成效，对于新人也有加速达到成熟曲线。

       医院本身是一个特殊行业，与企业的工作模式与质量要求是不同的。工作的对象是病人，工作若稍有不慎，可能让病人遭遇到病痛或危险，因此医院要求各科室针对医疗人员，除了应有的医疗相关专业培训外，对于医院制度规范要求的医疗质量也要落实在工作中，并且要求持续教育，提升医疗人员的本职学能与医疗质量。

       因此，医疗人员应该时时刻刻都在学习，以便可以带给病患正确与安全的治疗。这些学习的主体都可称是知识，不是简单文件管理就可以满足他们的需求，也需要将医院各科室的知识建构在同一知识管理平台，全院数据集中管理，由科室自行管理科室知识，不仅指定专人负责科室知识库的管理，也推动科室其他人持续最好科室的知识库的质量与数量，分享与学习，齐头并进。

同时，全球医疗行业不时地发现新的疾病治疗方式、开发出新的药品及器械技术创新。这些信息都有专门的数据机构在收集与整理成医疗专业数据库，提供医院的医疗人员查找参考。对于医院，也需要有专人进行收集与整理，整并到一个知识管理平台，让全院的医疗人员随时可以看到，互相交流。对于医院的科研人员，这些资料也是重要的知识，需要有效管理，一方面满足科研人员了解研究课题的目前国际的发展情况、相关研究的成果、以及未来发展的趋势；同时可以整合外部医疗数据库，查询与导入目录，利用知识管理平台的全文检索，搜寻需要的研究论文与报告，降低没有必要的重复，提高使用频率。

       医院为了满足对于文件与知识的管理，唯有将知识管理的重要度定位与其他医疗系统同等地位，这样医院医疗人员将是做大的受益人，在知识管理平台，轻松容易的吸收与交流，获益匪浅。医院也是最大的受益人，积累丰富的医院资产，拥有别家医院没有的经验传承，有助后辈人才吸收学习，延续医院竞争实力，立于不败之地。