有了文件管理办法，如何进行有效的文件管理（二）

Mandy_li

       为了有效管理文件，必须先做好对文件的盘点与分类；盘点就是知道有多少业务关联的文件要进行管理，分类是对业务性质相同的归类。文件有了分类，可以容易管理，规划储存方式，也就方便查找。这在上一单元有介绍知识类型，如会议记录的文件，归属“会议记录”的知识类型，即定义此类型文件管理的重点资料元，作为管理文件用；另外也说明，各部门依据部门业务所处理的关文件及工作需求的资料，规划部门的文件存放路径，即知识地图，作为管理文件储存用。这两项是有效管理文件的基础。

       对于知识类型的定义，其目的是为了便利管理文件而定，需要可以反应这一类型文件的属性内容。就以“会议记录”类型，如果部门业务单纯，不需要区分会议的形式，就可以很简单定义：会议标题，主持人，时间，参与人员，会议摘要，附上会议的资料、会议记录（签核过的文件）。如果部门会议的形式多，会议地点也多，也有内外部人员参与，这时定义就可能需要增加这些属性的管理：会议标题、议题，主持人，内部参与人员，外部参与人员，会议性质（院级、部级、科级）、会议地点、会议摘要，附上会议的资料、会议记录（签核过的文件）。

所以，知识类型的属性不是一层不变，而是随着归属的文件与资料而调整，起到有效管理文件的效果。这项分类基本是需要搭配知识管理工具，才能发挥其管理的效用。

       对于知识地图的规划，其目的是为了便利文件储存管理而定。所以，规划上必须考虑清楚部门容易认知的方式来定义。从医院整体管理的角度，势必要有一套可以适用到各部门规划的原则，容易应用，也容易维护，避免各部门各自为政。因为，资料量逐渐增多时，存放没有规律，就会发生重复很多，不容易进行版本维护，就增加后续维护的管理复杂度。

       在这里介绍应用PDCA的知识地图规划方式，可以容易应用与维护。大家都知道PDCA管理循环的意义，我们藉助其意涵，将各部门的文件管理路径分为六个面向：

面向一：Plan（P）表示基础规范文件与计划性业务文件；

面向二：Do（D）表示执行业务产出的文件；

面向三：Check（C）表示计划性阶段工作总结报告，或是定期工作总结报告等，含有对业务做不好记缺失的说明。

面向四：Action（A）表示改善的建议方案及其成果。

面向五：Record（R）表示部门都有属于成果记录型的文件如大事记、荣誉奖项、媒体报导、对外发表文章、研讨会专题报告、学术论文、科研成果等；

面向六：Menu（M）表示部门处理业务需要参考的相关资料如参考手册、部门业务简报、外部收集资料、统计数据表等。

以下以临床科室举例，说明面向一（P）类的文件路径分类：

第一阶	第二阶
P-科级制度	无
P-岗位职责	无
P-工作表单	（依工作表单性质订定）
P-诊疗规范	（依科室诊疗项订定）
P-临床路径	无
P-应急预案	无
P-人员履历	无
P-计划	（依计划项订定）

       以上的规划，可以适用到所有的临床科室，作为他们管理文件储存的位置。由于，依照PDCA面向，大家熟悉，很容易地作一次分类，也就可以快速找到文件储存位置。就管理而言，P类也明确涵盖基础业务管理的内容，大部分临床科室在第一阶就可以解决文件管理需求，个别科室也可以依照业务性质需要，就工作表单、诊疗规范及计划类往下开展细项的分类。整体上，这样的PDCA储存文件路径的规划，不失为一个有效的管理方式。