为了做好评审台账，如何制定院内文件管理办法

Mandy_li · 发表于 2016-12-21 13:31:29

评审台账是应对评审条文所需要的证明文件。作为证明的文件基本上都是有价值的文件，所以评审台账所管理的文件，就是医院最为宝贵的知识资产；当然，如果这些证明文件都是伪造的，或是抄袭的，作为应付评审检查，那就一点意义也没有。因此，医院认真管理评审台账就是相当在管理医院的知识资产。

为了做好评审台账，也就是做好医院知识管理，医院就需要制定院内文件管理办法，作为全院各部门遵循的文件管理规定。这办法与公文管理办法有所区别，它是管理医院制度与业务执行发生的文件为主，这些都是日常运行所发生的，也是工作需要参考或是必须提交的文件。就两者差别说明如下：

项目	文件管理（知识管理）	公文管理
文件流	依据制度规定、业务流程运行，所发生的文件（部分文件是在经过公文处理后储存在知识库，如制度规范）	内外公文审批流程，然后归档管理。
机密处理	基本是以不涉及机密文件，而以有价值文件为主。	区分机密等级，进行严格管理。
存档／取用	各部门设权限管理，每个人随时可以上传及取用参考。	依据公文管理的规定归档；需要查阅的，提出申请。
版本管理	需要	大部分没有版本管理；可增订公文版本管理规范。
修改记录	需要	同上
讨论	业务相关人员随时提交讨论。	以书面会签方式，与文件一并归档。

制定文件管理办法，着重在文件的分类、命名、编号与版本历程、及编辑格式标准化，以下提供文件管理的重点供参考：

1. 制定新文件：建立医院制度标准化，就需要制定许多办法与规范，可以区分院级、职能部级及科室级文件。制定新文件的重点有：

（1）制定的权责表（可以依据文件类型：制度类、工作计划、会议记录、工作报告、活动提案、改进方案、业务产出文件、年度总结等），

（2）制定流程。

2. 修订文件：修订文件分为定期与不定期方式。其重点：

（1）修订的权责表基本上与新文件的制定权责表同，

（2）修订流程。

3. 废止文件：废止文件分为定期（固定时间如每季将过期的文件废止）与不定期方式（如临时新制定的法规，部分旧的法规已被合并），将废止的文件盘点出。其重点有：

（1）废止权责表，

（2）废止流程。

4. 移除文件：针对网站发布的文件，一旦已废止，就配合移除删掉；对于纸质文件就得从保管的单位收回，进行销毁。

（1）移除权责表，

（2）移除流程。

5. 文件编号原则：可以依据院级、职能部级及科室级方式，制定文件编码原则。

例如：○○○○○ - A - ○○○/ ○○

单位代码类别流水号版次

示例：A00101-A-001／1.0（院办／院级／文件1/第一版）

6. 文件命名原则：以下是就制度标准化的制度面文件为主。其他业务面的文件命名以文件的用途作为命名的原则，避免两者间混杂不清。

（1）院级文件:依据医院发展情况及政策所产生的制度、办法与计划；命名为组织章程、组织架构、管理办法、管理制度、战略发展等。

（2）部级文件:依据政策或院级文件，订定关于某事应由哪一部门，哪些人员按照某流程落实执行，及部门间的文件交换；命名为规范、规定、程序等。（3）科级文件:陈述基层人员处理工作的具体步骤及注意事项；命名为手册、细则、标准、方法、流程等。

7. 文件分类：台账是呈现科室平时工作的有效记录文件，是以科室为单元进行文件管理；接着，科室的文件按照质量管理程序及内部文件管理需求，以PDCA业务作为主分类（第一阶）；再按业务质量管理目标的工作或年度别进行第二阶分类。这项分类以附件方式保存，便利维护内容；针对每一科室，建立文件分类表，由各科室负责维护，以此有效管理科室的文件。

8. 文件保存期限要求

期限可以分为：永久期、15年期、5年期。

（1）永久期：注册文件及法律文本、财务档案；重要合同、协议；重要业务问题的文件材料；方针政策性、重要事物请示及批复；重要技术资料、设计文件、设计任务书、施工文件、竣工文件、工程概算、决算、工程图纸；人事任免材料。

（2）十五年期：重要法规性的文件材料；战略性计划书；员工调动工作的资料（行政通知、党团关系）的介绍信及存根；财产交接凭证、单据；项目可行性论证报告。

（3）五年期：各类协议、合同（可依据具体的有效期限定）；月度季度工作总结计划；大型活动的工作总结、报告；讨论未通过的文件材料；奖励、处罚通报；上级单位颁发需执行的文件材料;有参考性、事务性的文件材料；一般性的问题请示与批复；平行单位间协商单位往来工作的资料；年度总结、统计报表、一般性专题报告；各种会议记录；一般会议资料、总结、简报。

9. 文件编辑格式要求依据文件的类别制定，原则上简要分为：

（1） SOP文件格式；

（2）一般文件；

（3）内部发文；

各别设定的编辑格式项目有：

（1）字体及大小；

（2）页面设置；

（3）页眉页脚；

（4）行距；

有的文件类别，如会议记录、工作报告等可以用表格方式设定。