定岗定编是地基，如何打好地基？

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定岗定编是地基，如何打好地基？

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首先来普及一下定岗定编的概念。
定岗定编：这是一项最为基础的人力资源管理工作，在企业组织结构确定之后，紧接着的需要做的就是定岗定编。定岗定编就是人力资源工作的地基，这个工作没做好，谈何招聘培训薪酬绩效。

但现实的情况并不理想，很多企业都在定岗定编的工作中出现了问题，为何这样一项基础性工作却遭此困境呢？如何用科学合理的定岗定编来提升组织和个人绩效,降低运行成本,防范企业经营风险,提升精细化管理水平呢？这就是我们接下来要来谈的内容。


岗位是什么？
所谓岗位是指组织中为完成某项任务而设立的工作职位。定岗的过程就是岗位设计的过程。它所要解决的主要问题是组织向其成员分配工作任务和职责的方式。详细可见下图：




定岗（岗位设计）主要考虑的是什么？
主要工作：平常这个岗位做哪些基本工作? 为了实现相应的岗位目标，这个岗位需要做哪些工作? 在各个具体工作之间如何分配时间


需要利用什么资源和工具：
为了达到岗位目标应该利用哪些资源： 系统、报告、文件、要求或其他。
能力要求:
做本岗位工作应具备何种条件：知识、能力、品质；人际交往、教育水平、背景与经验等。
业绩考核：
该岗位工作的业绩如何考核？主要考核指标是什么?
汇报关系：
该工作向谁汇报？该工作的同级是谁？下级是谁？与其他同事的权利和责任的划分？
工作量：
这个岗位需要处理多大的工作量?


定岗（岗位设计）在岗位管理中的具体位置





定岗（岗位设计）与组织设计的关系
所有公司的组织结构明确后才能来谈定岗，当公司的管理模式、各级部门职责划分和汇报关系都还不明确的时候，就不要来谈定岗。
因为定岗最后是要落实到每个岗位上的，上游不确定，下游更没办法确定，详见下图：




定岗（岗位设计）的主要方法

1、组织分析法:
这是使用得最广泛的岗位设计方法。首先从整个组织的远景和使命出发，设计一个基本的组织模型。然后根据具体的业务流程需要，设计不同的岗位。
这个方法通常适用于大型企业的大范围重组项目，在这个项目中，组织设计和岗位设计占整个项目的大部分工作。


2、关键使命法:
岗位设计主要集中于对组织的成功起关键作用的岗位，其他非关键的职位就不涉及。
这种方法通常适用于时间和预算有限或者本身企业人数和规模并不大的情况。


3、流程优化法:
根据新的信息系统或新的流程对岗位进行优化，根据流程中的各个环节所需要的岗位，确定新的岗位，去除旧的岗位。
这个方法主要适用于重新梳理公司治理结构和管理流程的企业。


4、标杆对照法：
参照本行业典型企业现时的岗位设置进行设计，这种方式任何企业都可以使用。
定岗的简要流程见下图：









定编是什么？
定编是定编定员的简称，就是采取一定的程序和科学的方法，对确定的岗位进行各类人员的数量及素质配备。
定编定员是一种科学的用人标准。在一定的时间内和一定的技术条件下，本着精简机构、节约用人、提高工作效率的原则，规定各类人员必须配备的数量。
定编和定岗是密切相关的，岗位确定过程本身就包括工作量的确定，也就包括了对基本的上岗人员数量和素质要求的确定。




员工人数的主要原则
先确定业务，再确定职能，最后确定管理人员。
这里的业务人员不单指销售人员，是直接与公司主营业务相关的部门。包括经营机构的领导人员、业务部门经理及业务人员

定编的方法：
1、任务分解法
定编人数 = 计划期任务总量/(员工劳动定额*出勤率)
举例：招聘部门每年需要招聘800个员工，而上一年招聘同事的招聘的定额是100人，而招聘同事每月出勤率为95%。
那么定编人数：800/（100*0.95）=8.4人，所以招聘同事在8-9人之间为合理


2、人均产能法
定编人数 = 任务*时间定额/(工作时间*出勤率)
以上例来说，如每单位招聘一名员工的时间定额为8小时，则可计算如下：
定编人数 = 800*8(小时)/8(小时)*(365-2*52-10)(天)*0.95=3人，故所有招聘同事在3人左右比较合理


3、业务数据分析法
业务数据包括销售收入、利润、市场占有率、人力成本等等；
根据企业的历史数据和战略目标，确定企业在未来一定时期内的岗位人数。
根据企业的历史数据(业务数据/每人)及企业发展目标，确定企业短期、中期、长期的员工编制；
根据企业的历史数据，将员工数与业务数据进行回归分析，得到回归分析方程；根据企业短期、中期、长期业务发展目标数据，确定人员编制。


4、本行业比例法
是指按照企业员工总数或某一类人员总数的比例来确定岗位人数的方法。
计算公式：
M = T * R
M = 某类人员总数
T = 服务对象人员总数
R = 定员比例





5、预算控制法:
预算控制法是西方企业流行的定编方法，也是目前企业主要在使用的方法，它通过人工成本预算控制在岗人数，而不是对某一部门内的某一岗位的具体人数做硬性的规定。
如图所示，通过预算将4人转变成为3人





定岗定编的方案模拟：




1、现状分析
常规的问题有：


1、人均工作饱和度普遍不高，经分析人均饱和度平均在X%左右，是有合并减编，调整编制的基础的。


2、实际生产过程中，忙闲严重不均衡，有的部门极忙，有的部门极闲。


3、影响人员编制的因素中除了饱和度以外，还有就是生产不均衡下，一些配套设施不到位比如：管理不配套、技术不配套、供应不配套等。


2、方案整体思路
根据问题，对公司实际采取分层分类的定岗定编方式，而不是采用单一的方法。有的单位侧重编制调整，有的是定岗的优化，有的是合理的组织合并，有的是工作方式的改变(用人方式)，有的是工作频次调整，有的是加强工作力度，有的增加相应职能等等。职能部门重点在定岗，生产部门重点在定编。
详细见下图：



引入定额制模拟考核,人均劳产率,人均劳劢定额 迚行对生产部门约定。生产部门是劢态定编,人员编制数量是生产部门的初步约定,丌


3、实施细则
针对生产类：
引入定额制模拟考核，人均劳产率，人均劳动定额进行对生产部门约定。生产部门是动态定编，人员编制数量是生产部门的初步约定，不是结果定编，在任务变化时可以加编可以减编。



针对职能类：




以时间和频次为要点,将日常工作量和阶段性工作量分别核算，从而最终确定出该岗位的工作饱和度情况，结合其它因素核定人员编制。


技术类：
研发设计项目分为前期调研及投标前技术交流、投标、合同谈判、方案设计、技术设计、施工设计、生产配合、用户培训、技术支持等。
每个阶段花费的时间约定下来，作为基本工作量，当多个项目并行时，分别处于项目的不同阶段，得出当时那个阶段多少人，量化评价工具的引入，科学对人技术人员进行定编。


经营管理类：
影响经营管理人员定岗定编的主要因素：企业战略、组织结构、管理幅度、信息化程度、信息传递速度、决策速度、各类人员数量等等。

进一步加强如监督检查工作：规定职能人员监督检查，哪项工作由谁查、检查什么、检查方法标准、什么时间查、在什么地方查、检查频次、检查出的问题纠正预防措施是什么，谁整改等等。

来源：人力资源分享汇