【管理心理】为什么你觉得越来越忙碌？

山高人为峰

为什么你觉得越来越忙碌？

       戴维·艾伦（David Allen）从事作家、讲师、顾问工作30多年。他总结出了一套面向机构的“无压力工作”方法，名叫GTD（Getting Things Done，即“搞定”），在全世界范围内广受追捧。

　　记者詹姆斯·法洛斯（James Fallows）曾在《大西洋月刊》上撰文描述过此事。人们总是尝试在脑海中记录自己的的工作职责，却不去寻找一套有效的体系（无论是纸张形式还是电子形式）将它们记录下来，以便经常审视，这便是压力的来源。而艾伦方法的理论基础也由此而来。在下文中，法洛斯向艾伦问及了今天永远在线的生活方式。同时，艾伦也会畅想我们的工作效率将会如何发展。

　　詹姆斯·法洛斯（下文简称JF）：我打赌，大部分阅读这篇讨论的人们，都觉得他们在处理电子邮件、短信和全天候网络环境中碰到了“忙碌危机”。今天人们遭遇的压力感，是一种新现象吗？

　　戴维·艾伦（下文简称DA）：每个人都有忙不过来的时候，都有脑子转不过弯的时候。我刚刚读到巴赫有20个孩子。今天的人们却抱怨说：“带孩子把我忙坏了。”那么，带上20个孩子，看看你会忙成什么样？如果你是一个音乐家，或者作家，那你的工作量就总会比别人多出一截。所以我不知道对那些从事开放职业，或者兴趣广泛的人来说，情况会不会和以前不一样。

　　很多人感到茫然无措还有一个原因，是人们其实并不像我们的老祖宗那样，真正处在遭遇危机后的生存模式中。在危机这件事上，有一点挺有意思，那就是危机其实会创造出一种宁静感。

　　为什么？因为在危机中，人们必须整合所有潜在相关的各种信息，他们必须迅速作出决定，随后必须迅速相信自己直觉作出的判断。他们必须采取行动。他们要根据源源不断的数据，调整再调整。而且他们在某些成果上非常专注，而这些成果通常是活命——就是生存。别搞砸。别送命。

　　但你一旦不在危机当中之后，生存模式中被你过滤掉的世界就会涌进你的脑海。现在你要操心要扣多少税了，操心车子是不是要换轮胎了，操心“我感冒了”，操心“破打印机坏掉了”。现在，那些涌进你脑子的东西又换成了电子形式，而且还7×24小时不带间断的。

　　为了应对这些，你需要学会一些执行技巧，和迅速决定如何分配有限资源的能力。阳光下没有新东西。今昔不同的，只是需要做出这种执行决定的人的数量。你觉得忙不过来，只不过是你太低估这种执行上的需求了。

　　JF：那我们今天需要处理的巨大信息量呢？在造成某种变化的程度上，这难道不是一种变化吗？

　　DA：没有信息过载这回事。要有的话，你进图书馆的时候早就撑死了，更别说上网的时候会给撑爆了。

　　实际上，世界上信息最丰富的地方是最让人放松的地方，那就是自然。它地貌多样，细节丰富，就连输入的形式也各种各样。实际上，你要是想疯掉的话，那就处理掉你接收的所有信息吧：这就是所谓的感官恶化。

　　自然所包含的信息丰富，但其中有意义的东西却相对稀少——对人来说，可能也就是些浆果、熊、蛇、暴风雨、毒橡树之类的。正是有意义的东西如此稀少，才强迫我们改变行为，做出决断。电子邮件的问题在于，它不仅仅是信息，它还是对潜在行为的需要。浆果、蛇和熊都是信息，但它们是嵌入式的信息，而且你不知道它们当中的具体信息是什么。

　　但电子邮件就不是这样，它的特点是随机性的积极强化（positive reinforcement），这也是其致瘾的根本。

　　JF：能再说明一下吗？

　　DA：比方说你从你妈妈那收到一封邮件，或者你从你老板那收到一封邮件——它们都包含着蛇啊浆果啊熊啊这样的信息，但它们却没法一目了然，除非你看了这封邮件之后才行。现在，你脑子里的哪块下意识地不断在想：“这没准有用，这没准有用，这没准有用，这没准能改变我正做的什么事情，刚好那个事情我还不想下决定……”然后你就会把这个想法扩大上千倍，就算没那么多，也会扩大到上百倍。

　　做决定的能力就和肌肉一样，这些等着做决定的事情会消磨你的精力。如果才过了半天，你就做出了很多决定的话，那你就没多少毅力去处理剩下那半天的事情了。于是，我们就会带着“可能有比手头上还重要的事情等着处理”的焦灼痛苦感神游。

　　你不记得那件更重要的事情是什么，但总之就是比你正在干的事情重要，所以你就心神不宁了。于是，你在工作的时候就会操心家里面，回到家就又会操心工作上的事情——总之不管在哪，你都是身在曹营心在汉的状态。难怪的你的工作效率一落千丈，也难怪你的压力跟山一样。

　　那现在和过去有什么不一样？除了这种情况的发生频率之外，没别的不一样。在过去的72个小时里，你我处理的工作变动和优先级改变已经比你的父辈在一个月，甚至一年内处理的量还要多。我读到1912年的时候，人们还抱怨过电话，抱怨的内容和今天人们抱怨电子邮件的内容没什么两样：“天啊，我的生活质量都给毁了”；“打电话只是流于形式，没什么意义”；“电话只能带来干扰和分心！”读起来就跟现在一样。1983年，我在洛克希德头一次接触这些问题的时候，也听到过类似的抱怨。那几年，你口袋里要是有个日程本的话，那你绝对会被人当作痴迷工作效率方面的怪胎。和过去不一样的是，经历这种紧张感的曾经只有少数人，而如今，则是各行各业的大多数人了。

　　而且随着组织结构的层级越来越平面化，各行各业中的“执行责任”也越来越多。在军队，一个下士在今天的战场上要做多少决定？假如我是一个下级军官，碰上了《黑鹰坠落》里的那种情况，CNN拿个麦克风戳在我的面前要采访我，那我什么该说什么不该说？这就是美国空军军事学院连全球政治和环境感知这种将军才需要的东西都教给学生的原因。我们的社会越平面化，我们就越需要更多的职业人士具备刚刚谈到的那些技能。

　　JF：我们未来处理“忙碌”的情况会怎么样？会因为技术变得更好？还是会因为过载变得更糟？还是说两者皆有？

　　DA：我觉得，总是让你心慌马乱，挣扎摆脱的“忙碌陷阱”，它的程度和深度会继续增加，因为越来越多的人会受到它的影响。

　　你头脑中处理的事情需要外在化——用某种信任的方式捕捉下来。你要捕捉那些有潜在意义的事情，你要搞清楚这些事情对你意味着什么，你还要把这一切梳理成思维图，如此你才能从更广阔的角度来看待问题。随着更好科技的出现，我希望有一套思维图——能够梳理我那些思维图的思维图。然后我可能会说：“好，我现在要处理哪个思维图？有亲戚要过来吃饭，我要不要先处理家庭思维图？”然后，你可以继续处理“哦，我侄女要来，她喜欢吃这个，她最喜欢粉色，她的狗的名字是什么……”之类的事情。然后你把事情放在一边，说：“这个思维图处理得差不多了，接下来处理哪个思维图？“或者：“算了，去朗读会儿诗歌吧。”

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