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标题: 有了文件管理办法,如何进行有效的文件管理(六) [打印本页]

作者: Mandy_li    时间: 2017-2-8 09:56
标题: 有了文件管理办法,如何进行有效的文件管理(六)
持续推动“丰富知识库”是最佳的文件管理

一旦知识管理纳入日常业务,也就是各部门必需依照部门的知识地图,进行管理部门的有价值文件(即具有被分享、学习及重复使用的文件)。对这项工作,初期大部分的人都会认为是件额外工作,做起来有点麻烦;但是,另方面也能感觉若知识库存有对工作有帮助的文件,能够随时查找参考,解决工作的问题,也是很有意义的事。所以,如何引导大家有意愿持续去丰富知识库是决定知识管理成败的关键。


初期为了引导大家持续丰富知识库,2位关键人物是必需以身作则,一位是院长,另一位是部门主管;院长必需坚决考核部门上传文件的工作是否落实,部门主管必需全力配合院长推动,同时把关上传的文件数量与质量。

医院负责推动知识管理的部门(如院办、医务科、质量中心)基本是配合院长的政策,进行规划推广的活动。这些活动是很重要,借由这些活动的举办,让部门主管可以在部门内带动大家持续丰富科室知识库。活动相当是竞赛,带点趣味性,由推动部门规划竞赛规则,然后评比,表现优异的给予表扬奖励。

以下举例说明。初期举办“文件上传数量与阅读评分”的竞赛,这是容易带动的活动,可以刺激部门为了竞赛得名,在部门主管带领下,全力积极盘点部门的文件,努力上传。但是,为了避免增加数量而忽略质量,需要加上阅读评分的项目,除了鼓励大家使用外,也是促进提高上传文件的可用性及学习性,由大家阅读评比文件,也直接达到管控文件的质量。为了增加趣味,也可增加对于被评得积分最高的个人给予表扬,奖励其用心及参与度。

后续,可以定期举办使用成果比赛,由各部门将最近增加使用的知识类型,以及其下管理的业务及知识,在实行一段时间后,将获得的业务成效及成本效益整理,提出给大家分享及评分,有助大家更多了解知识管理的不同层面,提高大家持续丰富知识库;同时借助分享比赛,促进大家持续发展在知识管理上的应用,增加知识的应用的风向,大家就会感受到使用的收获,对工作的便利与帮助。

另外,也可以引入外部的医学资料库,并与内部的知识库整合,建立参考资料的索引,提高知识库的应用丰富度,便利大家查找资料,或者有助拓展科研题材的广面;如果将购买的文件可以纳入知识库,便利内部使用,也能避免重复采购。对于部分业务系统,其产出的报表,具备参考价值,也可以与知识库进行资料整合,提高业务资料纳入知识库处理的便利性。

为了更具体落实推动知识管理,或者完善文件管理,除了举办活动外,更重要的是,院长必需将这项工作的职责,明确定在各部门的工作内容中;由部门主管指定专人负责,给予工作的目标,纳入绩效考核,保证“丰富知识库”的工作可以持续,而且成为大家习惯的工作。

相信,持续丰富知识库看似一件小的工作,时日一久,“学习分享,追求卓越”将会自然深植民心,带动医院持续追求成长。



作者: sxy    时间: 2017-2-28 14:43
不错的分享
作者: wangchunguo1224    时间: 2017-3-15 10:40
学习了,谢谢




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