如何做好评审的台账管理

Mandy_li · 发表于 2016-12-13 14:24:54

在准备医院评审工作时，评审办最伤脑筋的就是如何管理评审的证明文件，也就是一般所说的台账。医院评审是依据过去一段时间，医院在病患医疗与医院管理所执行与表现的情况，进行评价。所以，医院基本上必须依照每一条文的各项评量项，就医院实际执行的情况说明，整理出做到的证明文件，内容并符合评量项的要求。

事实上，这些证明文件，一部分是政府的批文通告、医院的制度规章、组织岗位与资质、业务标准作业等，另一部分就是按法令通告及照制度规章，医院各部门执行业务所产出的文件。一般文件的负责单位是负责产出文件的业务部门，比如：属于科室专业的操作指南与标准，是由科室负责编修，并按照核定程序审批；属于院级的文件，一般由各专业的职能部门负责编修管理。大部分医院对于文件的产出与管理，内部形成特有的行之有年的处理方式。然而，一旦开始准备医院评审，会突然发现要完成一条跨部门的条文所要求的证明文件，部门间的沟通及解决文件的内容，还是很费力费时的。这问题反应出医院文件管理的弊病，缺乏规范，也没有具体的管理方式，以致文件散落，不容易查找；当然也存在医院管理制度的不完善，尤其是在跨部门的流程与资料的设计未能形成标准化，以致无法有明确的文件可以作为证明的材料。

所以，面对评审的台账，医院若以虚应形式的态度，应对评审所需的证明文件为目的，这样，医院并没有改善文件管理存在的问题，更没有掌握以评促进的契机，具体改进现行制度上不完善的地方。医院领导层既然要实施医院评审，就应该把握做好评审台账，因此，评审办首先要提出制定医院文件管理办法，明确全院文件管理的方式。

全院各部门在导入文件管理办法，最重要的是各部门指定专人开始盘点部门文件，制作标准格式的文件，然后依权责集中管理。同时评审办也需要依据评审标准要求，梳理出不符合的评审要求的制度规范及流程表单，进行修订。然后发布通告，全院按照新的规范与流程，执行业务及产出文件；所有产出的文件也按照文件管理办法处理。医院这样投入完善出来的各类文件，已经不是评审台账的表面意义，而是透过梳理过程，创造出医院的宝贵知识资产。医院应如何珍惜与活用？如果这些知识资产，最终只是用文件柜保存，或是储存在文档盘，作为存查目的，对医院是一项浪费与损失。

就知识，它不是用来存放，而是传播、分享与学习，再创新；尤其是医院，属于知识工作的群体，与一般企业的工作性质不一样，一般新进入的医疗人员都要经历一段学习成长过程，他们需要有丰富案例参考，加速知识的吸收；他们也需要有经验传承，加速技术的成长与熟练。

就医院面对不同的评审检查，如何重复使用这些资料，也是一项重要的课题。医院的工作环绕在以病患为中心的理念上，不仅是为病患解决病痛，也要提供一个安全、关怀的环境，让病患得到安心的照护。所以，日常质量工作本身就会要求许多跨部门的工作材料，如督导检查记录、紧急预案、演练记录；还有，留下很多值得学习借镜的材料，以及作为质量业务与管理的有力证明材料，如不良事件记录、改善提案，QCC活动记录等，这些都是不同评审所要求查看的重要材料，也是可重复使用的资料。

在评审过程，从文件管理办法到制度改善，从梳理文件到产出文件，这些都是医院在处理评审台账所要面对的，重要的是，这些的文件量是日日在发生产出，所以，必须有一套好的信息管理工具来解决：这工具不仅可以处理文件的储存，也要可以提供文件所蕴含知识的活用：传播、分享、学习、参考、应用与创新等，具备解决医院知识管理的功能。

综观医院的医疗人员是以知识工作者为主要群体，普通的文档管理势必无法满足医院在积累知识与应用知识的需求，同时为了面对多样的医院各项评审检查，也需要可以有效重复利用这些材料。所以，能够解决评审台账的信息工具，本身就是兼具文档管理的知识管理平台，充分活用积累的知识；同时可以与评审信息工具整合，充分对接知识管理的材料，完美地重复使用。这将会是医院期待的最佳工具，也是评审办的最佳帮手。