有了文件管理办法，如何进行有效的文件管理（四）

Mandy_li

如何做好文件的质量管理

医院制定文件管理办法，在于要求部门对文件的管理有一定的规范遵循，为的是让大家可以依照办法，将文件有序的上传到文件管理平台上，容易分享文件，参考资料，有助工作效率。
在导入文件管理过程，一般会认为积极储放规定的材料在正确的位置就可以。基本上，如果只是归档储存的目的，这样是没有问题。然而，文件管理的目的是要能够给大家在工作上便利取用参考，作为提高工作效率的推动力。所以，在应用知识管理平台，文件的质量管理是必要的，而且是不严格要求，一旦资料量一多，搜寻文件的效率就会降低，知识关联度的意义就减少，还有为了促进学习反而会增加不少重复整理的工作。因此，做好文件质量管理，不仅是对储存文件的要求，也是为了后续使用的效率而设想的。
以下介绍在使用知识管理平台管理文件过程中，如何对文件质量的管理案例分享。在知识管理平台上，在建立一份新文件，基本有2件要求是要正确做到：（1） 文件的资料内容，（2） 存放的位置。

（1）文件的资料内容：

在文件管理办法上会规定文件标题的编制方式，比如院级的文件“XXXX医院人资管理制度”，科级单位的文件“医务科医师三级规定”，一看就知道属于哪一部门的文件。
一般部门／科室文件只授权部门人员可以对部门的文件进行新增、修改、删除、查询，对于其他部门的人员只限查阅，不能进行更新，除非有授权。这样的设计，基本就可以摒除其他部门的文件错放。
由于每一文件都有对应的知识类型，具有不同属性的资料栏位，作为管理该文件的重点信息。这些信息，有些是必要填的，基本是没有问题；对于选择性的栏位信息，一般是由用户自行决定；这些信息都是被用来收集，作为管理文件的参考。就文件质量管理而言，应该要考虑达到一定的填写质量指标。

每一份文件具有不同的知识关联度，这些规定也应该在文件管理办法种体现，要求“文件提报人”落实。比如计划性的文件，会有阶段性的执行总结报告，因此总结报告需要建立与计划的上下的知识关系；比如一次活动的总结报告，就需要将这些活动的材料，全部归属到该项活动的“活动记录”上，不应该拆开个别存放，同时也将这份活动记录与其上阶文件进行关联。
其他资料项，如标签、其他分类设定等，都是需要“文件提报人”具体处理，作为文件质量管理的一部分。
（2）存放的位置
由于各文件依照部门来管理，文件摆放按照科室人员授权。在部门内，常见文件随处摆放，一旦忘记文件的名称，不容易搜索，就会浪费时间寻找。按照规定存放就容易在文件夹区域内查找。所以，部门主管必须要求人员依照资料的存放路径（知识地图）储放。为了避免文件摆放错误，就将文件夹与知识类型挂在一起，在上传文件时，就会在第一时间判断知识类型与文件是否适配，可以避免资料经常摆放错误。
以下就上面的说明整理，提供文件负责人在上传文件时自查参考；也提供知识管理的单位，利用工具进行文件的质量管理，查核是否依照规定做好文件上传的处理：

（1）文件标题符合规范要求；

（2）文件存放的位置正确；

（3）文件的附件管理符合文件的要求；
（4）文件的各项附加设定是否依照要求设定，如相关文件、分类主题、标签、有效日期等。
（5）文件的更新符合规定自动版本与修改记录管理
一个没有质量管理的知识库，虽然还是可以查到文件，但是整体失去应有的规范，也就降低功能的使用性，无法发挥应用的延展性。

雨打蕉叶77

谢谢老师的无私分享，祝老师新春快乐，鸡年吉祥！