由科室负责主办自评的条文,基本会分派给条文管理员,由他负责条文的自评内容,包含自评内容的证明材料,可能来自协办单位提供。条文管理员在确认完成条文自评前,必须慎重,由自己检查条文自评内容的正确性与完整性。一旦完成,科室主管有责任依据条文的指标等级,逐一确认条文的自评内容是否符合评量项的要求,是否与医院的制度规章一致。当然内容的正确性也很重要,避免发生杜撰的,或者是过去的内容。科室主管查核自评内容,同时检定是否达到指标等级,这是条文检定的第一关。
一旦主管确认某一条文自评完成,意谓着这一条文提交到评审办,由评审办纳入管理,开始进入第二关的检定。评审条文多,对于三甲大医院,负责条文的科室也多,评审办如何扮演好检定的角色,把关条文自评内容符合当初设定的指标等级的各个评量项,是一件很重要的环节。
评审办一般是在评审期间成立的临时性组织,人员编制有限,所以,在有限的人力下,如何动员来完善医院评审所发现的问题,有效掌控条文达到指标等级,是评审办必须面对的大事。
在评审开始阶段,评审办就得规划评审条文自评的进度目标与执行计划。到了条文自评依照进度逐渐完成,评审办必须提前有明确的检定计划,也就是预评计划,有效地对评审工作进行排查,找出存在的漏洞或者不符评审标准要求的地方。预评检定的工作原则是由医院经过培训的内审员来执行查核工作。目前医院普遍缺乏合格的内审员来执行预评的工作。合格的内审员必须有能力解读条文,了解条文的要項,及依据条文评量项所要查核的措施内容,还有对应的证明材料。这些是内审员在查核评审所必需具备的;有了这一层的把握,内审员就可以一面检定条文自评内容,与实情进行比对,确认是否一致;一面可以查核实情是否与评审标准一致。自评内容与实情一致,表示没有造假;实情与评审标准一致,表示制度规范是符合评审标准。
为了弥补内审员的不足,或者为了有效推动排查检定的工作,可以按照科室进行编组,每一组设立小组负责人及联络人,小组内的科室由科室主管负责对负责条文进行排查,科室可以自行处理的,由科室解决;科室解决不了的,提交小组负责人出面处理;科室需要其他科室协助的,提交小组联络人负责处理。每一小组必须全力达到条文的指标等级。同时,评审办也负责规划预评,进行现场检查,确认实情与自评内容一致,实情与评审标准一致。
另外,在预评期间,也可以请外部专家,进行第三关的检定。藉由外部的专家,可以用他的专业进行现场检查,来发现可能存在的缺失;这些缺失可能用比较严格的标准尺度来检定,也有可能用安全生产管理的需要来检定,也有可能用病人的需求来检定,及其他的要求检定等。
以上这些检定把关,对于条文达到指标等级都是大有帮助。医院可以依照自身的情况,规划检定方式,以便确实排查评审自评的成效,不仅促进医疗质量管理提升,也是对通过评审最佳的保障做法。
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