有了文件管理办法，如何进行有效的文件管理（三）

Mandy_li

       为了有效做好文件管理，我们应用PDCA的观念来规划知识地图，也就是利用PDCA规划业务的分类，并配合业务处理过程，对参考、取得、或产出的文件，进行细分类别，也是储存文件的文件夹路径，这一串树状结构化的文件夹就是知识地图，如科室知识地图，或是医院知识地图。对于所规划的知识地图，有人会提问所有的文件都要纳入管理吗？还是有哪些文件适合？我们有必要探讨文件管理所要管的文件有哪些。

       知识库利用知识地图管理的知识物件，或称为文件，并不是将医院的所有文件都搬上去管理，而是有针对性的。究竟哪些文件合适储存在知识库？既然称为知识库，也就是存放的内容是以知识性质为主，它是具有被参考、分享、学习、重复利用的价值，比如医院评审需要的证明材料，都属于有价值的文件。因此，采取排除法，建议排除存放在知识库内的文件：
（1）属于机密或人事敏感等的文件。（属于档案管理）
（2）属于例行的行政、采购事务文件，如请假单、出差单、费用申请、采购单等类的事务文件，不需存放在知识库。（属于OA管理）

（3）属于病患病历的部分，如临床相关记录，关系到个人资料安全与隐私权，以归存在病历为主；若有作为参考、学习与科研的资料，建议事前必须将病患佚名处理。（属于电子病历管理）
（4）其他非属于可以作为知识分享、协同工作参考的文件。

       以下利用实际知识管理案例分享。首先说明利用知识类型精准找出资料。举“会议记录“知识类型，其内容属性如下：标题、类型（周会、月会、季会、年会、外部会议、项目会议）、与会人员、客户、日期、摘要。如下例子，张平参与不同部门的外部项目，可以利用“会议记录”知识类型，填写如下资料：外部会议 + 张平，就能精准找出符合的会议记录。

       知识地图加上知识类型的好处，是可以将每一文件夹设定唯一的知识类型。因此，文件夹内的文件具有相同的管理窗口，对于管理员，可以导出文件夹资料，进行后续的其他应用，如资料清单存查，统计表、查核表等。以上面的例子，其导出的资料存放为excel格式的文档，张平可以知道在11、12月期间参与的会议明细。如下图所示：