有了文件管理办法，如何进行有效的文件管理（一）

Mandy_li

       医院制定文件管理办法，其目的是制定文件处理及共享文件的方式。这些文件来自政府的法令规章、内部制定的制度规范、内部业务处理产生的材料（纸质文件、电子文件、照片、录像等）、外部医学数据库的参考资料、外部培训／研讨会的资料等，皆可以提供医院内部人员公开查阅，作为工作参考、业务学习、科研材料、或者卫生单位检查的证明材料等。

       这些文件如果需要审批，先按照公文审批流程进行，核定后除了以公文方式归档外，也进行该文件的管理，提供大家可以查阅，便利其他业务关联的人员参考。为了让大家便利查阅，关系到如何有效管理文件的方式。

       目前医院基本采用文档管理，将文档存放在服务器上。由于缺乏文件管理办法，所以文档的分类也比较凌乱。在制定文件管理办法，就需要对于文件储存的分类订出分类的方式，有助于文件的储存。如何制定文件的分类？这是医院比较没有经验与概念的工作。

       医院文件的分类看似简单，比如采取依据文件性质分类，如制度类、人事类、财务类、临床类、护理类、医技类…等设定文件夹，这样的分类，对于文件是由独立单位统一管理是可以，但是如果是分别由各部门处理，就会比较麻烦；大家对于分类不熟悉，文件不容易找到合适的文件夹，最后会存放的就会乱。尤其在管理上，权限的设置也会比较麻烦，后续的变更也是很费力。

       因此，对于文件管理，首先必须是集中储存，分散管理；也就是说，文件必须集中存放在医院的内部服务器上，并由各部门自行负责管理这些文件（新增／修改／删除／查看等），这会是文件管理较佳的方式。就这点，优先考虑可以容易设置及维护部门权限的方式：

项目	说明
（1）属于部门的文件	由指定的专人负责管理，其他人只能查看。
（2）属于同仁分享的文件	由个人提交的文件，原则开放给同仁也有权限编辑，除非该篇文件比较重要，专属由该员负责维护文件内容。
（3）属于群组的文件	群组内人员可以有权限编辑，非群组的人员排出，只能查看，或者都没有权限。

       要做好文件管理，文件分类及文件夹结构（知识地图）与权限设置是同等重要的；有一个好的文件分类与文件夹结构，大家容易储存文件，就可以促进大家便利使用文件。文件的分类（知识类型）是以科室的业务为主，依据工作需要与产出的文件群属性而定出，比如与学科专业有关的参考资料，各项大小会议的记录，成为一个同一属性的文件群体，其知识类型称为“参考资料”，“会议记录”。对于知识类型，定义其内容，作为管理文件的基础信息。参考下表会议记录示例：

       科室的文件夹结构（知识地图）基本由科室主管与业务承办人就科室的业务项目及资料管理需求，进行业务梳理与文件盘点，然后完成科室的文件夹结构，其结构尽可能在5阶内完成，太多阶层不好管理。如下图医务科的文件夹结构（知识地图）所示：

文件第一阶	第二阶	第三阶	第四阶	第五阶	知识类型	关联文件实例
法令规章	无	无	无	无	法令	医院质量管理办法
制度规范	医疗管理	无	无	无	制度	外科工作制度
	住院管理	无	无	无	制度	三级医师负责制度

雨打蕉叶77

Mandy_li老师，你们做得好科学，我学习起来有点费力，慢慢吸收

wangchunguo1224

工作很认真，细致

15389065327

做的太好。慢慢学习。