有了文件管理办法，如何进行有效的文件管理（六） - 护理之声--医疗护理职业交流中心—广西护理之声管理咨询有限公司

一旦知识管理纳入日常业务，也就是各部门必需依照部门的知识地图，进行管理部门的有价值文件（即具有被分享、学习及重复使用的文件）。对这项工作，初期大部分的人都会认为是件额外工作，做起来有点麻烦；但是，另方面也能感觉若知识库存有对工作有帮助的文件，能够随时查找参考，解决工作的问题，也是很有意义的事。所以，如何引导大家有意愿持续去丰富知识库是决定知识管理成败的关键。

初期为了引导大家持续丰富知识库，2位关键人物是必需以身作则，一位是院长，另一位是部门主管；院长必需坚决考核部门上传文件的工作是否落实，部门主管必需全力配合院长推动，同时把关上传的文件数量与质量。

医院负责推动知识管理的部门（如院办、医务科、质量中心）基本是配合院长的政策，进行规划推广的活动。这些活动是很重要，借由这些活动的举办，让部门主管可以在部门内带动大家持续丰富科室知识库。活动相当是竞赛，带点趣味性，由推动部门规划竞赛规则，然后评比，表现优异的给予表扬奖励。

以下举例说明。初期举办“文件上传数量与阅读评分”的竞赛，这是容易带动的活动，可以刺激部门为了竞赛得名，在部门主管带领下，全力积极盘点部门的文件，努力上传。但是，为了避免增加数量而忽略质量，需要加上阅读评分的项目，除了鼓励大家使用外，也是促进提高上传文件的可用性及学习性，由大家阅读评比文件，也直接达到管控文件的质量。为了增加趣味，也可增加对于被评得积分最高的个人给予表扬，奖励其用心及参与度。

后续，可以定期举办使用成果比赛，由各部门将最近增加使用的知识类型，以及其下管理的业务及知识，在实行一段时间后，将获得的业务成效及成本效益整理，提出给大家分享及评分，有助大家更多了解知识管理的不同层面，提高大家持续丰富知识库；同时借助分享比赛，促进大家持续发展在知识管理上的应用，增加知识的应用的风向，大家就会感受到使用的收获，对工作的便利与帮助。

另外，也可以引入外部的医学资料库，并与内部的知识库整合，建立参考资料的索引，提高知识库的应用丰富度，便利大家查找资料，或者有助拓展科研题材的广面；如果将购买的文件可以纳入知识库，便利内部使用，也能避免重复采购。对于部分业务系统，其产出的报表，具备参考价值，也可以与知识库进行资料整合，提高业务资料纳入知识库处理的便利性。

为了更具体落实推动知识管理，或者完善文件管理，除了举办活动外，更重要的是，院长必需将这项工作的职责，明确定在各部门的工作内容中；由部门主管指定专人负责，给予工作的目标，纳入绩效考核，保证“丰富知识库”的工作可以持续，而且成为大家习惯的工作。

相信，持续丰富知识库看似一件小的工作，时日一久，“学习分享，追求卓越”将会自然深植民心，带动医院持续追求成长。